Xuất bản thông tin

null Một số vấn đề đặt ra đối với hoạt động chứng thực hiện nay

Chi tiết bài viết Bài viết

Một số vấn đề đặt ra đối với hoạt động chứng thực hiện nay

ThS. Nguyễn Quang Thành

Khoa Nhà nước và Pháp luật

Hoạt động chứng thực có vai trò quan trọng đối với đời sống xã hội và phát triển kinh tế của cá nhân, tổ chức; góp phần phòng ngừa các tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà các bên tham gia. Bên cạnh đó, chứng thực là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước, mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng, góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…  

Về mặt thuật ngữ, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về định nghĩa “chứng thực” nói chung mà chỉ giải nghĩa một số hoạt động chứng thực cụ thể như: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Do vậy, trên thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, thường gọi chung là công chứng mà không biết rằng đây là hai khái niệm khác nhau hoàn toàn.

   Theo Từ điển Tiếng Việt, “chứng thực” có nghĩa xác nhận là đúng [1]. Tuy nhiên, có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực là việc tổ chức hoặc cá nhân với tư cách là người làm chứng xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện. Ở đây, chủ thể của việc thực hiện chứng thực có thể là tổ chức, cá nhân với tư cách là người làm chứng và sự chứng nhận mang tính khách quan. Trên diễn đàn khoa học hành chính công ở Việt Nam hiện nay, ở bình diện chung, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực như một loại dịch vụ công mà Nhà nước cung ứng cho công dân để phục vụ đời sống xã hội hàng ngày. Cách tiếp cận này dần dần trở nên quen thuộc ở Việt Nam trong bối cảnh xây dựng Nhà nước kiến tạo phát triển, coi người dân là “khách hàng” và Nhà nước có nghĩa vụ cung ứng, phục vụ Nhân dân.

Như đã trình bày, Nghị định số 23/2015/ND-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) không nêu khái niệm chung về chứng thực nhưng lại nêu khái niệm cụ thể của từng loại việc chứng thực như sau:

(i) “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

(ii) “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

(iii) “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

(iv) “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, cho đến thời điểm hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể. Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên có thể đưa ra một cách hiểu chung nhất như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…

Về ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động chứng thực. Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại... bởi khi cá nhân, tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản:

(i) Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

(ii) Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

(iii) Chữ ký được chứng thực theo quy định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản;

(iv) Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Có thể nói, hoạt động chứng thực cũng chính là tiền đề cho sự phát triển các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại... Đồng thời, khuyến khích các cá nhân, tổ chức tham gia các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật; qua đó, thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của địa phương cũng như của đất nước phát triển, tăng cường hội nhập quốc tế.

Bên cạnh đó, pháp luật về chứng thực còn tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực và quản lý chứng thực. Thông qua hoạt động quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm bắt được các nhu cầu về việc sử dụng bản sao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có chứng thực chữ ký; qua đó, đưa ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này đúng với yêu cầu của quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội.

Trước ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động chứng thực, trong những năm qua, việc ban hành các quy định pháp luật cũng như tổ chức thi hành pháp luật về chứng thực được đẩy mạnh, tạo hành lang pháp lý ổn định cho hoạt động này. Tuy nhiên, thực tiễn vẫn còn xuất hiện một số khó khăn, hạn chế như: vẫn còn tình trạng nhiều cơ quan tổ chức yêu cầu công dân khi nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính phải nộp bản sao có chứng thực, trong khi pháp luật đã quy định nâng cao trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính tránh lạm dụng việc sử dụng bản sao có chứng thực dẫn tới quá tải cho cán bộ làm công tác này; công tác hướng dẫn nghiệp vụ về chứng thực ở một số mặt của Phòng Tư pháp đối với cấp xã chưa kịp thời tháo gỡ những khó khăn trong quá trình thực hiện chứng thực; hoạt động công chứng chứng thực thời gian qua còn xuất hiện một số sai sót; mức độ phức tạp của các giao dịch ngày càng tăng; trình độ của một bộ phận cán bộ làm công tác công chứng, chứng thực còn hạn chế... Xuất phát từ những hạn chế như trên cũng như phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế, kịp thời giải quyết những khó khăn bất cập trong hoạt động chứng thực trong thời gian tới, cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, đảm bảo sự tiếp cận dễ dàng của công dân đến cơ quan hành chính nhà nước, tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện quy định về quyền hạn của công dân trong việc thực hiện chứng thực và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện chứng thực, công khai các chỉ dẫn cho cá nhân, tổ chức khi đến yêu cầu chứng thực; niêm yết công khai thủ tục hành chính và thời hạn giải quyết từng loại việc chứng thực.

Thứ hai, nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực trước Nhân dân, nhất là nâng cao trách nhiệm công việc và đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức thực hiện chứng thực, thể hiện vai trò trách nhiệm của mình trong việc tổ chức thực hiện chứng thực cho người dân.

Thứ ba, xác định đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của hoạt động chứng thực trong công tác quản lý nhà nước nói chung và thực hiện chính sách kinh tế - xã hội nói riêng trong xác lập các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại và xác định các nội dung liên quan đến cá nhân, tổ chức đối với cán bộ, công chức, viên chức và người dân.

Thứ tư, tiếp tục tổ chức thực hiện tốt các việc chứng thực thuộc thẩm quyền. Tuân thủ đúng quy định pháp luật khi chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục khi chứng thực, không từ chối chứng thực trái quy định, không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các hợp đồng, giao dịch dân sự (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Thứ năm, bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực. Chú trọng công tác bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho người có thẩm quyền chứng thực và người được phân công tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ sáu, tổ chức tốt việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực và trực giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần. Chú trọng công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định về chứng thực đến Nhân dân.

Tài liệu tham khảo

Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2019, Hà Nội

Nghị định số 23/2015/ND-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

[1] Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2019, Hà Nội, tr. 243.