アセットパブリッシャー

null Suy nghĩ về cải tiến quy trình soạn thảo văn bản trong thời đại chuyển đổi số

Chi tiết bài viết Bài viết

Suy nghĩ về cải tiến quy trình soạn thảo văn bản trong thời đại chuyển đổi số

ThS. Trần Thị Thu Trang

ThS. Nguyễn Thị Ánh Xuân

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng tất yếu trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Một trong những khía cạnh quan trọng của chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính là cải tiến quy trình soạn thảo văn bản. Văn bản là công cụ pháp lý và là phương tiện để truyền đạt quyết định quản lý, thông tin quản lý hành chính quan trọng, đảm bảo tính minh bạch, công khai và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Việc cải tiến quy trình này không chỉ nâng cao chất lượng văn bản mà còn tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính hiệu quả trong quản lý nhà nước.

Nội dung

Hiện tại, quy trình soạn thảo văn bản trong nhiều cơ quan hành chính tại Việt Nam vẫn dựa trên các phương pháp truyền thống, với sự tham gia của nhiều bộ phận và giai đoạn phê duyệt phức tạp. Điều này dẫn đến một số vấn đề như:

Một là, thời gian soạn thảo dài. Việc truyền tải và sửa đổi qua nhiều bước trong quy trình soạn thảo văn bản truyền thống không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tính hiệu quả tổng thể. Cụ thể:

- Quy trình thủ công và phức tạp

Trong một quy trình soạn thảo văn bản hành chính truyền thống, văn bản thường phải trải qua nhiều bước phê duyệt từ các cấp quản lý khác nhau trước khi hoàn thiện. Mỗi bước duyệt cần thời gian để người có thẩm quyền đọc, xem xét, sửa đổi và ký. Các bước chỉnh sửa thủ công không chỉ làm chậm quy trình mà còn tạo ra sự chồng chéo, khi một văn bản phải qua tay nhiều người để kiểm tra tính chính xác và hợp lệ, điều này dễ dẫn đến tình trạng chờ đợi hoặc tắc nghẽn.

- Việc truyền tải qua nhiều phòng ban

Trong một cơ quan, văn bản thường phải di chuyển qua nhiều phòng ban hoặc bộ phận khác nhau (ví dụ: soạn thảo tại bộ phận phụ trách chuyên môn, kiểm tra tại văn phòng, phê duyệt của lãnh đạo). Sự phân mảnh này làm kéo dài thời gian xử lý khi mỗi bộ phận đều có quy trình kiểm tra và sửa đổi riêng.

Văn bản có thể phải chờ đợi khi một bộ phận nào đó bị quá tải công việc hoặc thiếu nhân lực, dẫn đến việc văn bản bị "ùn tắc" trong một khoảng thời gian dài trước khi đến bước tiếp theo.

- Sự lặp lại trong quá trình sửa đổi

Một trong những nguyên nhân chính làm kéo dài thời gian soạn thảo là quá trình sửa đổi lặp đi lặp lại. Khi một văn bản được chuyển đi để duyệt và phát hiện ra lỗi hoặc thiếu sót, nó phải được trả lại cho người soạn thảo để chỉnh sửa, rồi lại phải tiếp tục qua các bước phê duyệt lại từ đầu. Điều này dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp, mất nhiều thời gian.

Mỗi lần sửa đổi, văn bản lại phải trải qua toàn bộ quy trình kiểm duyệt, dẫn đến thời gian tổng thể kéo dài hơn nhiều so với dự kiến.

- Khó khăn trong giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận

Ở các tổ chức có nhiều bộ phận trực thuộc, việc giao tiếp giữa các bộ phận với nhau có thể bị gián đoạn hoặc thiếu thông tin rõ ràng, dẫn đến việc văn bản bị chậm trễ trong quá trình xử lý. Sự thiếu phối hợp hoặc sai sót trong trao đổi thông tin giữa các bộ phận có thể kéo dài thêm thời gian hoàn thiện văn bản.

Vì vậy, trong quy trình truyền thống, thời gian xử lý văn bản kéo dài gây ra sự chậm trễ trong việc ban hành các chính sách, chỉ thị, quyết định hoặc văn bản quan trọng, ảnh hưởng đến tiến độ công việc của cả cơ quan. Điều này làm giảm tính hiệu quả của quy trình hành chính. Mỗi lần sửa đổi và phê duyệt, các bên tham gia đều phải xử lý lại văn bản, dẫn đến tăng khối lượng công việc cho tất cả các bộ phận liên quan.

Hai là, khi soạn thảo văn bản theo quy trình thủ công, văn bản thường phải trải qua nhiều giai đoạn từ soạn thảo, sửa đổi, kiểm tra và phê duyệt. Trong mỗi giai đoạn này, do sự thiếu đồng bộ trong các bước thực hiện, dễ dẫn đến sai sót và thiếu tính nhất quán về nội dung và hình thức. Điều này có thể được chứng minh qua các yếu tố sau:

- Thiếu sự chuẩn hóa và đồng bộ:

Trong quy trình thủ công, các văn bản thường, mỗi bộ phận, cá nhân tham gia vào quá trình soạn thảo có thể có cách trình bày và sử dụng ngôn ngữ khác nhau (mặc dù có quy định chung), dẫn đến thiếu sự nhất quán giữa các phần của văn bản.

Hình thức văn bản, bố cục, định dạng chữ, và các yếu tố khác có thể không đồng đều khi văn bản được sửa đổi hoặc chỉnh sửa nhiều lần bởi những người khác nhau, gây khó khăn cho người tiếp nhận trong việc hiểu rõ nội dung.

- Sai sót do quá trình chỉnh sửa thủ công:

Khi văn bản được truyền qua nhiều người để kiểm tra, việc chỉnh sửa nội dung có thể dẫn đến sai sót, ví dụ như lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả, hoặc thậm chí là việc bỏ sót những thay đổi cần thiết. Điều này dễ xảy ra nếu không có hệ thống quản lý theo dõi rõ ràng ai đã chỉnh sửa nội dung gì.

Mỗi lần chỉnh sửa thủ công, nếu không được theo dõi chặt chẽ, rất dễ dẫn đến việc thất thoát thông tin hoặc thay đổi ngoài ý muốn, làm cho văn bản trở nên không nhất quán giữa các phiên bản.

- Khó kiểm soát và theo dõi sự thay đổi:

Trong quy trình thủ công, việc quản lý phiên bản là một thách thức lớn. Nếu không có công cụ kiểm soát phiên bản tự động, rất khó để đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi nhận và thực hiện đúng cách. Điều này dẫn đến các bản sao khác nhau của văn bản có thể không đồng nhất về nội dung.

Nếu một văn bản chứa nhiều lỗi ngữ pháp hoặc thiếu mạch lạc có thể gây khó khăn cho người tiếp nhận, làm họ hiểu sai thông tin hoặc phải dành thêm thời gian để làm rõ ý nghĩa của văn bản. Sai sót trong nội dung của các văn bản pháp luật hoặc văn bản hành chính quan trọng có thể dẫn đến hiểu nhầm, làm giảm uy tín của cơ quan ban hành và gây ra những hậu quả pháp lý hoặc hành chính nghiêm trọng.

Ba là, hệ thống lưu trữ giấy tờ truyền thống yêu cầu một lượng không gian lớn để bảo quản văn bản theo từng năm, từng loại tài liệu. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, các kho lưu trữ tài liệu thường chiếm một phần diện tích đáng kể của văn phòng hoặc thậm chí là các kho chuyên biệt.

- Lãng phí tài nguyên: Chi phí bảo quản các kho lưu trữ giấy tờ không chỉ bao gồm chi phí xây dựng hoặc thuê kho mà còn bao gồm các chi phí liên quan đến bảo quản tài liệu (chống ẩm mốc, cháy nổ, bảo trì kho lưu trữ). Nếu không được bảo quản tốt, giấy tờ có thể bị hư hại do yếu tố thời tiết, môi trường, dẫn đến thất thoát dữ liệu.

- Khó khăn trong việc truy xuất thông tin

Trong hệ thống lưu trữ giấy tờ truyền thống, quá trình tra cứu và truy xuất thông tin thường tốn rất nhiều thời gian và công sức, bởi nó phụ thuộc vào cách phân loại và sắp xếp tài liệu thủ công.

Mỗi lần cần tra cứu tài liệu, nhân viên phải tìm kiếm thủ công qua hàng loạt hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ. Nếu tài liệu không được sắp xếp khoa học hoặc không có hệ thống chỉ mục rõ ràng, việc tìm kiếm có thể kéo dài hàng giờ, thậm chí hàng ngày.

Hệ thống lưu trữ giấy tờ truyền thống không thể chia sẻ tài liệu nhanh chóng giữa các phòng ban hoặc chi nhánh khác nhau. Điều này làm giảm hiệu quả hợp tác và quản lý.

- Lãng phí tài nguyên và nhân lực:

Việc quản lý và bảo trì hệ thống lưu trữ giấy tờ truyền thống đòi hỏi nguồn nhân lực đáng kể để phân loại, sắp xếp, và quản lý các hồ sơ tài liệu.

Nhiều cơ quan nhà nước hoặc doanh nghiệp phải bố trí nhân sự chuyên trách việc quản lý kho lưu trữ, bao gồm phân loại tài liệu mới, tìm kiếm tài liệu khi cần, và xử lý các tài liệu hết hạn sử dụng. Nhân viên phải tốn thời gian tìm kiếm thủ công trong kho lưu trữ mỗi khi có nhu cầu truy xuất tài liệu.

Theo quy định của pháp luật, một số tài liệu hành chính cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định. Sau thời gian này, tài liệu cần được xử lý (hủy hoặc chuyển kho), điều này tiếp tục đòi hỏi nhân lực và tài nguyên để quản lý vòng đời của tài liệu. Những hạn chế trên đòi hỏi phải có sự cải tiến mạnh mẽ trong quy trình soạn thảo văn bản, đặc biệt là khi công nghệ số đang mở ra nhiều cơ hội cho việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình hành chính.

Chuyển đổi số mang lại các công cụ và phương pháp tiên tiến giúp giải quyết những hạn chế trong quy trình soạn thảo văn bản hiện nay. Cụ thể, các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain, điện toán đám mây và quản lý dữ liệu số đang dần được ứng dụng để tăng cường hiệu quả của quy trình soạn thảo văn bản:

Thứ nhất, ứng dụng AI trong soạn thảo và kiểm tra văn bản:

AI có thể hỗ trợ tự động soạn thảo văn bản với các mẫu chuẩn, giảm thiểu sai sót ngữ pháp, cấu trúc văn bản và thậm chí có thể gợi ý nội dung dựa trên dữ liệu trước đó; công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp và định dạng tự động giúp văn bản tuân thủ các quy chuẩn hành chính mà không cần sự can thiệp thủ công quá nhiều.

Thứ hai, quản lý văn bản và dữ liệu trên nền tảng đám mây:

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa tài liệu trực tuyến, giúp các cơ quan dễ dàng truy cập và chỉnh sửa văn bản từ bất kỳ đâu; giúp đơn giản hóa quy trình lưu trữ, tra cứu và giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ truyền thống.

Thứ ba, ứng dụng Blockchain trong bảo mật và quản lý văn bản:

Blockchain có thể được sử dụng để bảo mật thông tin và đảm bảo tính minh bạch, không thể sửa đổi của văn bản sau khi đã được ký số và phê duyệt. Điều này giúp nâng cao độ tin cậy và giảm thiểu tình trạng giả mạo văn bản hành chính.

Thứ tư, quy trình phê duyệt văn bản tự động:

Công nghệ số cho phép thiết lập các luồng phê duyệt tự động, đảm bảo văn bản được chuyển đến đúng người, đúng thời điểm và giảm thiểu thời gian chờ đợi xử lý; giúp theo dõi trạng thái văn bản một cách rõ ràng, minh bạch và nhanh chóng.

Để thực hiện các giải pháp cải tiến quy trình soạn thảo văn bản trong thời đại chuyển đổi số đạt hiệu quả cần thực hiện các giải pháp sau:

Một là, đào tạo và nâng cao năng lực số cho cán bộ, công chức. Cần có các chương trình đào tạo về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý văn bản cho cán bộ, công chức để họ có thể nắm bắt và vận dụng các công cụ số hiệu quả.

Hai là, ứng dụng các phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản thông minh. Đẩy mạnh việc sử dụng các phần mềm soạn thảo chuyên dụng có tích hợp các công cụ kiểm tra lỗi tự động, giúp quy trình soạn thảo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Ba là, xây dựng hệ thống quản lý văn bản trực tuyến. Cần thiết lập một hệ thống quản lý văn bản đồng bộ trên nền tảng đám mây, giúp chia sẻ, lưu trữ và phê duyệt văn bản trực tuyến, đồng thời dễ dàng tra cứu và cập nhật tình trạng văn bản.

Bốn là, áp dụng chữ ký số và hệ thống phê duyệt điện tử. Việc áp dụng chữ ký số sẽ giúp giảm bớt quy trình phê duyệt truyền thống, tăng tính chính xác và giảm thời gian xử lý. Hệ thống phê duyệt điện tử sẽ giúp kiểm soát tốt hơn việc ký duyệt và phê duyệt văn bản.

Năm là, xây dựng khung pháp lý cho việc soạn thảo văn bản điện tử. Việc hoàn thiện khung pháp lý và các quy chuẩn về văn bản điện tử là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc triển khai quy trình soạn thảo văn bản số tại các cơ quan nhà nước.

Kết luận

Cải tiến quy trình soạn thảo văn bản trong thời đại chuyển đổi số không chỉ giúp nâng cao chất lượng công tác hành chính mà còn góp phần quan trọng vào việc hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước, hướng đến sự minh bạch, hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực. Để làm được điều này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, sự đổi mới tư duy của đội ngũ cán bộ, công chức và đặc biệt là ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào công tác quản lý văn bản. Theo tác giả chuyển đổi số không chỉ là xu hướng, mà còn là chìa khóa để xây dựng một nền hành chính hiện đại và tiên tiến nếu khai tác tốt công nghệ AI.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Anh

  1. Deloitte Insights (2021). The future of digital document management in public administration. Truy cập tại: https://www.deloitte.com.
  2. Deloitte Insights (2021). Transforming public sector document workflows with digital tools. Truy cập tại: https://www.deloitte.com.
  3. Deloitte Insights (2021). The role of digital transformation in reducing errors in administrative document workflows. Truy cập tại: https://www.deloitte.com.
  4. International Association for Public Participation (2021). E-Government and the transformation of administrative processes. Journal of Public Administration and Governance.
  5. World Bank (2020). Digital Government: Building the Public Sector of the Future. Truy cập tại: https://www.worldbank.org.
  6. World Bank (2020). Digital Government and the Transformation of Public Document Management. Truy cập tại: https://www.worldbank.org.

Tiếng Việt

  1. Bộ Thông tin và Truyền thông (2020). Chuyển đổi số trong quản lý tài liệu: Giải pháp cho cơ quan hành chính. Truy cập tại: https://mic.gov.vn.
  2. Bộ Thông tin và Truyền thông (2021). Chiến lược quốc gia về chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Truy cập tại: https://mic.gov.vn.
  3. Bộ Thông tin và Truyền thông (2021). Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Truy cập tại: https://mic.gov.vn.
  4. Bộ Nội vụ Việt Nam (2021). Hướng dẫn triển khai số hóa tài liệu hành chính và quy trình soạn thảo văn bản điện tử. Truy cập tại: https://moha.gov.vn.
  5. Bộ Nội vụ Việt Nam (2021). Báo cáo cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác lưu trữ văn bản. Truy cập tại: https://moha.gov.vn.
  6. Bộ Nội vụ (2021). Báo cáo cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030. Truy cập tại: https://moha.gov.vn.
  7. Nguyễn Văn Thành (2022). Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và quản lý văn bản hành chính tại Việt Nam. Tạp chí Quản lý nhà nước.
  8. Nguyễn Văn Thành (2021). Sai sót trong soạn thảo văn bản hành chính: Nguyên nhân và hậu quả. Tạp chí Pháp luật và Hành chính.
  9. Nguyễn Văn Định (2020). Hệ thống lưu trữ tài liệu trong cơ quan nhà nước: Thách thức và giải pháp. Tạp chí Quản lý Nhà nước. Truy cập tại: https://moha.gov.vn.
  10. Tạp chí Quản lý nhà nước (2022). Soạn thảo văn bản hành chính: Thực trạng và giải pháp cải tiến. Tạp chí Quản lý nhà nước, số 3/2022.
  11. Tạp chí Quản lý nhà nước (2022). Những hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản pháp quy: Thực trạng và giải pháp. Tạp chí Quản lý nhà nước, số 4/2022.
  12. Văn phòng Chính phủ Việt Nam (2020). Chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công và cải cách hành chính. Truy cập tại: https://chinhphu.vn.
  13. Văn phòng Chính phủ Việt Nam (2020). Cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính. Truy cập tại: https://chinhphu.vn.