THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO, CẢI TIẾN QUY TRÌNH QUẢN LÝ, HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG TỔ CHỨC, HÀNH CHÍNH, THÔNG TIN, TƯ LIỆU
- Thứ tư - 20/05/2026 21:47
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và hưởng ứng Ngày Sáng tạo và Đổi mới sáng tạo thế giới năm 2026 với chủ đề “Đổi mới sáng tạo – Hành động đột phá, lan tỏa kết quả”, yêu cầu nâng cao chất lượng quản lý, điều hành trong các đơn vị sự nghiệp công lập ngày càng trở nên cấp thiết.
Đối với Trường Chính trị tỉnh Đồng Tháp, mục tiêu xây dựng Trường đạt chuẩn mức 2 giai đoạn 2026–2030 không chỉ đặt ra yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu mà còn đòi hỏi đổi mới đồng bộ công tác quản lý, hành chính. Trong đó, Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu giữ vai trò tham mưu tổng hợp, bảo đảm điều kiện hoạt động của Nhà trường.
Vì vậy, việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình quản lý, hành chính của Phòng có ý nghĩa thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
1. Vai trò của Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu
Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu là bộ phận tham mưu, tổng hợp, trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý tài sản, cơ sở vật chất; công tác thông tin, tư liệu, thư viện; bảo đảm điều kiện phục vụ đào tạo, bồi dưỡng.
Hiện nay, Phòng có 23 viên chức, người lao động (14 biên chế, 04 hợp đồng theo Nghị định 111, 05 hợp đồng lao động), với trình độ chuyên môn cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, vai trò của Phòng không chỉ dừng lại ở chức năng tham mưu, bảo đảm mà từng bước chuyển sang vai trò điều phối, kết nối và tích hợp các hoạt động quản lý trong toàn Trường. Phòng là đầu mối liên thông giữa lãnh đạo với các đơn vị; giữa công tác hành chính với hoạt động chuyên môn; giữa hạ tầng kỹ thuật với nhu cầu khai thác, sử dụng.
Do đó, hiệu quả hoạt động của Phòng có tác động trực tiếp đến chất lượng quản trị, điều hành, tiến độ xử lý công việc và mức độ phối hợp nội bộ. Trong điều kiện Nhà trường hoạt động tại 02 cơ sở, yêu cầu đặt ra là phải bảo đảm tính thông suốt, đồng bộ và từng bước hiện đại hóa công tác quản lý, hành chính. Đây chính là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động chung của Nhà trường.
3. Thực trạng quy trình quản lý, hành chính
3.1. Kết quả đạt được
Trong thời gian qua, Phòng đã chủ động tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, góp phần duy trì hoạt động ổn định của Nhà trường. Công tác tổ chức cán bộ từng bước được kiện toàn; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ cơ bản bảo đảm đúng quy định; cơ sở vật chất được quan tâm đầu tư; công tác thông tin, tư liệu từng bước đáp ứng yêu cầu giảng dạy và nghiên cứu.
Sau sáp nhập, Nhà trường đã từng bước ổn định tổ chức, duy trì hoạt động đào tạo tại cả hai cơ sở; bước đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành như sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử, tổ chức họp trực tuyến.
Đáng chú ý, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã bước đầu làm thay đổi phương thức làm việc theo hướng hiện đại, góp phần rút ngắn thời gian xử lý một số khâu công việc, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Đây là tiền đề quan trọng để tiếp tục triển khai các giải pháp cải tiến theo hướng đồng bộ, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số.
3.2. Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số hạn chế: quy trình xử lý công việc chưa được chuẩn hóa đầy đủ, còn chồng chéo sau sáp nhập; ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, việc xử lý văn bản điện tử có lúc chưa triệt để; công tác lưu trữ còn nặng về hồ sơ giấy, việc số hóa chưa đáp ứng yêu cầu; quản lý tài sản còn phân tán do hoạt động tại 02 cơ sở; công tác thông tin, tư liệu chưa phát huy hết vai trò; năng lực ứng dụng công nghệ của một bộ phận viên chức chưa đồng đều; công tác kiểm tra, đánh giá chưa gắn chặt với hiệu quả đầu ra.
Những nội dung trên phần nào tác động đến tiến độ, chất lượng xử lý công việc và hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận, nhất là trong điều kiện hoạt động tại 02 cơ sở. Bên cạnh đó, quy trình xử lý công việc và việc ứng dụng công nghệ vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, nên ở một số thời điểm việc xử lý công việc còn phụ thuộc vào kinh nghiệm thực tiễn, cơ chế phối hợp và vận hành giữa các bộ phận có lúc chưa thật sự đồng bộ.
3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân của những hạn chế trên chủ yếu là do nhận thức về đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số chưa đồng đều; chưa xây dựng được hệ thống quy trình chuẩn, thống nhất sau sáp nhập; hạ tầng công nghệ và cơ sở dữ liệu chưa đồng bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số còn hạn chế; cơ chế khuyến khích sáng kiến chưa rõ nét.
Bên cạnh đó, quá trình sáp nhập làm gia tăng yêu cầu phối hợp trong khi hệ thống quản lý chưa được tái thiết kế kịp thời, dẫn đến độ trễ nhất định trong thích ứng tổ chức, đòi hỏi phải có giải pháp đồng bộ, mang tính lâu dài.
4. Giải pháp nâng cao, cải tiến quy trình quản lý, hành chính gắn với thực tiễn
4.1. Đổi mới tư duy, nâng cao nhận thức
Xác định đổi mới, ứng dụng công nghệ là nhiệm vụ bắt buộc; gắn trách nhiệm người đứng đầu và từng cá nhân với kết quả thực hiện; đưa nội dung cải tiến vào tiêu chí thi đua, đánh giá, qua đó tạo sự thống nhất trong nhận thức và hành động, nâng cao tính chủ động và hình thành văn hóa đổi mới trong toàn đơn vị.
4.2. Chuẩn hóa và tái thiết kế quy trình
Rà soát, loại bỏ khâu trung gian, khắc phục chồng chéo; thống nhất đầu mối xử lý; chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, góp phần tinh gọn quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, nâng cao tính minh bạch và tạo nền tảng triển khai hiệu quả chuyển đổi số.
4.3. Đẩy mạnh chuyển đổi số gắn với quản lý, điều hành
Thống nhất sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử; xử lý văn bản điện tử là chủ yếu; xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu, qua đó nâng cao tốc độ, chất lượng xử lý công việc, tăng khả năng khai thác dữ liệu và giảm chi phí vận hành.
4.4. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu mới
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng số; tăng cường hỗ trợ nội bộ; nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ và hình thành thói quen làm việc trên môi trường điện tử, bảo đảm triển khai đồng bộ, hiệu quả và bền vững các giải pháp cải tiến.
5. Kết luận
Cải tiến quy trình quản lý, hành chính là yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu trong giai đoạn hiện nay. Đây không chỉ là yêu cầu về kỹ thuật quản lý mà còn là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và năng lực quản trị của Nhà trường.
Việc triển khai các giải pháp cần bám sát thực tiễn, phù hợp với mô hình hoạt động 02 cơ sở và mục tiêu xây dựng Trường đạt chuẩn mức 2. Với cách tiếp cận đồng bộ, lấy chuyển đổi số làm khâu đột phá, lấy con người làm trung tâm và lấy hiệu quả làm thước đo, công tác quản lý, hành chính sẽ từng bước được nâng cao, góp phần xây dựng Trường Chính trị tỉnh Đồng Tháp theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới./.
Đối với Trường Chính trị tỉnh Đồng Tháp, mục tiêu xây dựng Trường đạt chuẩn mức 2 giai đoạn 2026–2030 không chỉ đặt ra yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu mà còn đòi hỏi đổi mới đồng bộ công tác quản lý, hành chính. Trong đó, Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu giữ vai trò tham mưu tổng hợp, bảo đảm điều kiện hoạt động của Nhà trường.
Vì vậy, việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình quản lý, hành chính của Phòng có ý nghĩa thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
1. Vai trò của Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu
Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu là bộ phận tham mưu, tổng hợp, trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý tài sản, cơ sở vật chất; công tác thông tin, tư liệu, thư viện; bảo đảm điều kiện phục vụ đào tạo, bồi dưỡng.
Hiện nay, Phòng có 23 viên chức, người lao động (14 biên chế, 04 hợp đồng theo Nghị định 111, 05 hợp đồng lao động), với trình độ chuyên môn cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, vai trò của Phòng không chỉ dừng lại ở chức năng tham mưu, bảo đảm mà từng bước chuyển sang vai trò điều phối, kết nối và tích hợp các hoạt động quản lý trong toàn Trường. Phòng là đầu mối liên thông giữa lãnh đạo với các đơn vị; giữa công tác hành chính với hoạt động chuyên môn; giữa hạ tầng kỹ thuật với nhu cầu khai thác, sử dụng.
Do đó, hiệu quả hoạt động của Phòng có tác động trực tiếp đến chất lượng quản trị, điều hành, tiến độ xử lý công việc và mức độ phối hợp nội bộ. Trong điều kiện Nhà trường hoạt động tại 02 cơ sở, yêu cầu đặt ra là phải bảo đảm tính thông suốt, đồng bộ và từng bước hiện đại hóa công tác quản lý, hành chính. Đây chính là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động chung của Nhà trường.
3. Thực trạng quy trình quản lý, hành chính
3.1. Kết quả đạt được
Trong thời gian qua, Phòng đã chủ động tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, góp phần duy trì hoạt động ổn định của Nhà trường. Công tác tổ chức cán bộ từng bước được kiện toàn; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ cơ bản bảo đảm đúng quy định; cơ sở vật chất được quan tâm đầu tư; công tác thông tin, tư liệu từng bước đáp ứng yêu cầu giảng dạy và nghiên cứu.
Sau sáp nhập, Nhà trường đã từng bước ổn định tổ chức, duy trì hoạt động đào tạo tại cả hai cơ sở; bước đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành như sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử, tổ chức họp trực tuyến.
Đáng chú ý, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã bước đầu làm thay đổi phương thức làm việc theo hướng hiện đại, góp phần rút ngắn thời gian xử lý một số khâu công việc, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Đây là tiền đề quan trọng để tiếp tục triển khai các giải pháp cải tiến theo hướng đồng bộ, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số.
3.2. Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số hạn chế: quy trình xử lý công việc chưa được chuẩn hóa đầy đủ, còn chồng chéo sau sáp nhập; ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, việc xử lý văn bản điện tử có lúc chưa triệt để; công tác lưu trữ còn nặng về hồ sơ giấy, việc số hóa chưa đáp ứng yêu cầu; quản lý tài sản còn phân tán do hoạt động tại 02 cơ sở; công tác thông tin, tư liệu chưa phát huy hết vai trò; năng lực ứng dụng công nghệ của một bộ phận viên chức chưa đồng đều; công tác kiểm tra, đánh giá chưa gắn chặt với hiệu quả đầu ra.
Những nội dung trên phần nào tác động đến tiến độ, chất lượng xử lý công việc và hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận, nhất là trong điều kiện hoạt động tại 02 cơ sở. Bên cạnh đó, quy trình xử lý công việc và việc ứng dụng công nghệ vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, nên ở một số thời điểm việc xử lý công việc còn phụ thuộc vào kinh nghiệm thực tiễn, cơ chế phối hợp và vận hành giữa các bộ phận có lúc chưa thật sự đồng bộ.
3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân của những hạn chế trên chủ yếu là do nhận thức về đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số chưa đồng đều; chưa xây dựng được hệ thống quy trình chuẩn, thống nhất sau sáp nhập; hạ tầng công nghệ và cơ sở dữ liệu chưa đồng bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số còn hạn chế; cơ chế khuyến khích sáng kiến chưa rõ nét.
Bên cạnh đó, quá trình sáp nhập làm gia tăng yêu cầu phối hợp trong khi hệ thống quản lý chưa được tái thiết kế kịp thời, dẫn đến độ trễ nhất định trong thích ứng tổ chức, đòi hỏi phải có giải pháp đồng bộ, mang tính lâu dài.
4. Giải pháp nâng cao, cải tiến quy trình quản lý, hành chính gắn với thực tiễn
4.1. Đổi mới tư duy, nâng cao nhận thức
Xác định đổi mới, ứng dụng công nghệ là nhiệm vụ bắt buộc; gắn trách nhiệm người đứng đầu và từng cá nhân với kết quả thực hiện; đưa nội dung cải tiến vào tiêu chí thi đua, đánh giá, qua đó tạo sự thống nhất trong nhận thức và hành động, nâng cao tính chủ động và hình thành văn hóa đổi mới trong toàn đơn vị.
4.2. Chuẩn hóa và tái thiết kế quy trình
Rà soát, loại bỏ khâu trung gian, khắc phục chồng chéo; thống nhất đầu mối xử lý; chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, góp phần tinh gọn quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, nâng cao tính minh bạch và tạo nền tảng triển khai hiệu quả chuyển đổi số.
4.3. Đẩy mạnh chuyển đổi số gắn với quản lý, điều hành
Thống nhất sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử; xử lý văn bản điện tử là chủ yếu; xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu, qua đó nâng cao tốc độ, chất lượng xử lý công việc, tăng khả năng khai thác dữ liệu và giảm chi phí vận hành.
4.4. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu mới
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng số; tăng cường hỗ trợ nội bộ; nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ và hình thành thói quen làm việc trên môi trường điện tử, bảo đảm triển khai đồng bộ, hiệu quả và bền vững các giải pháp cải tiến.
5. Kết luận
Cải tiến quy trình quản lý, hành chính là yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu trong giai đoạn hiện nay. Đây không chỉ là yêu cầu về kỹ thuật quản lý mà còn là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và năng lực quản trị của Nhà trường.
Việc triển khai các giải pháp cần bám sát thực tiễn, phù hợp với mô hình hoạt động 02 cơ sở và mục tiêu xây dựng Trường đạt chuẩn mức 2. Với cách tiếp cận đồng bộ, lấy chuyển đổi số làm khâu đột phá, lấy con người làm trung tâm và lấy hiệu quả làm thước đo, công tác quản lý, hành chính sẽ từng bước được nâng cao, góp phần xây dựng Trường Chính trị tỉnh Đồng Tháp theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới./.